Comment sécuriser votre Point de Vente : rapports de caisse & contrôle du staff Par Pieter Martens – Responsable Projets

En tant que manager ou propriétaire, vous devez savoir ce qu’il se passe dans votre business. Evidemment, ce n’est pas possible d’être tout le temps présent. Vous organisez probablement votre affaire pour que votre staff puisse s’en occuper lorsque vous n’êtes pas là. Lorsque vous êtes de retour après une certaine période d’absence, vous vérifiez les rapports de caisse et peut-être quelques images de caméras de surveillance pour vérifier ce qu’il s’est passé pendant votre absence.

Dans cette newsletter, nous allons nous concentrer sur quelques éléments qui réduiront les failles dans vos opérations. En rendant impossible la fraude par votre staff, vous évitez de leur donner l’opportunité de voler. 5 astuces pour un meilleur contrôle sur votre affaire :

1. Système de login pour votre Point de Vente Le FAST Point de Vente fonctionne avec ou sans login. Il existe différentes méthodes permettant à votre staff de se « loguer ». La manière la plus sûre est de donner une carte staff à chaque membre de votre équipe. La carte doit être passée dans le lecteur, ce qui ouvre la session de l’utilisateur. Une autre façon est de leur fournir un code à 4 chiffres. Evidemment, ce moyen est moins sécurisé car les codes peuvent être volés ou transférés plus facilement qu’avec une carte. Une possibilité additionnelle de ce système est la déconnexion automatique après chaque vente ou bien quand le Point de Vente n’a pas été utilisé pendant un moment (x secondes). Ceci est recommandé lorsque vous travaillez avec plus d’une personne au PDV.

2. Remboursements

Les remboursements sont toujours un peu délicats. Par conséquent, une méthode adaptée est nécessaire.

• Les remboursements dans FAST peuvent être bloqués par un mot de passe secret qui ne peut être connu par l’opérateur de caisse. Le responsable doit appliquer le code afin que l’opérateur de caisse puisse terminer ses opérations et effectuer son remboursement.
• Le système demande un commentaire avec le remboursement. Forcez votre staff à remplir ce champ afin que vous sachiez pourquoi le remboursement a été effectué.
• Pour les gros montants, je vous conseille de demander à votre staff de remplir un formulaire et d’y attacher les tickets de caisse. Il est pratique de demander au client de signer ce document.

3. Vérifiez l’activité du karting

Les logiciels FAST ont une gamme complète de rapports (automatiques) afin de vérifier ce qu’il s’est passé au niveau de la piste. Ces vues d’ensemble vous diront qui a roulé, qui a payé et, plus important, qui n’a pas payé. Tous les matins, le système vous envoie un e-mail mettant en valeur les activités anormales qui ont eu lieu la veille.

A FAIRE : demandez à notre service support de paramétrer ces rapports automatiques.

4. Fermez le PDV

Il existe deux possibilités pour fermer le PDV. Option n°1 : l’opérateur de caisse effectue un dépôt à l’aveugle et compte seulement les espèces, sans savoir combien il doit y avoir dans la caisse. La 2e option permet à l’opérateur de caisse d’imprimer lui-même son rapport et de le comparer avec ce qu’il a en caisse.

Le dépôt à l’aveugle signifie plus de travail pour vous ou pour le responsable, mais c’est beaucoup plus sécurisé. L’opérateur de caisse n’a aucune idée de la somme qu’il doit y avoir, ce qui a été vendu, etc. Si vous offrez la possibilité à l’opérateur de caisse de voir le rapport de caisse, gardez à l’esprit que c’est moins sécurisé ! Mais beaucoup d’entreprises choisissent ce biais car il est moins chronophage.

5. Autres activités (billard, ping-pong, etc)

La plupart des affaires trouvent difficile de contrôler le staff avec des activités de location telles que le billard, le ping-pong, les fléchettes dans lesquelles vous louez le jeu pour une certaines durée. Le temps exact de location est difficilement contrôlable, ce qui permet à votre staff d’avoir une activité parallèle…

Le système FAST possède un moyen de vérifier ces activités. Un ticket avec un code-barres est vendu. Là où se trouve une activité, vous placez un ordinateur avec un scanner de code-barres. Dès qu’un ticket est scanné, le compteur démarre. Il vous suffit ainsi de consulter le nombre de tickets en circulation. C’est donc beaucoup plus difficile de voler dans ces conditions !

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